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Jan Dreier – 3er Dienstleistungen UG
Recruiting in vier Sprachen, ohne Monats-Abo.
Die Geschichte
Bewerber kommen aus fünf Kanälen rein. Bisher landeten sie alle in derselben Excel.
Jan Dreier führt 3er Dienstleistungen seit 1997 aus Kirchlengern – Gebäudereinigung in ganz OWL: Unterhaltsreinigung, Glasreinigung, Hausmeisterdienst, Sicherheit & Brandschutz. Recruiting ist hier kein Quartalsthema, sondern Dauerbetrieb: jede Woche kommen Bewerbungen rein, verteilt über Indeed, Aushänge an Filialen, Empfehlungen, Direkt-Mails und WhatsApp.
Bisher landeten alle in derselben Excel-Liste – und in Jans Postfach, vermischt mit Newslettern, LinkedIn-Notifications und Mailchimp-Müll. Wer hatte wann ein Gespräch? Wer wartet seit zwei Wochen auf Rückmeldung? Wo bleiben die meisten Bewerber hängen? Lohnt sich das Indeed-Budget noch oder ist's verbrannt? Keine dieser Fragen war ohne 20 Minuten Suche zu beantworten. Plus die OWL-Realität: ein guter Teil der Bewerber spricht kein perfektes Deutsch – Türkisch, Polnisch, Russisch sind verbreitet. Personio kostet ab 100 € im Monat und ist nicht für OWL-Bewerber gebaut.
"Endlich nicht mehr im Excel-Chaos suchen, wer was wann gesagt hat."
– Jan Dreier, 3er Dienstleistungen UG
Wir haben ein eigenes Bewerberportal gebaut – keinen Personio-Klon, sondern eine Recruiting-Software, die zur Reinigungs-Branche und zur OWL-Bewerber-Realität passt. Eigene Architektur, alle Daten auf Jans Server. Keine externen Frameworks, keine SaaS-Abos. Public-Bewerbungsformular in DE/EN/TR/PL, Admin-Dashboard mit Status-Workflow, eigene Mail-Pipeline mit Referenz-Threading für saubere Reply-Zuordnung, Recruiting-Analytics mit Auto-Drop-Off-Detektion. Plus DSGVO-Cleanroom mit Audit-Log und 12-Monats-Auto-Cleanup für nicht-eingestellte Bewerber.
Leistungen
Was wir umgesetzt haben
01
Eigenes Backend ohne Framework
Eigene Architektur, defensiv gegen die üblichen Vektoren (CSRF, Brute-Force, Injection). Null externe Dependencies, null SaaS-Subscriptions – alles auf Jans Server, alle Daten in seiner Hand.
02
End-to-End-Funnel in vier Sprachen
Public Multi-Step-Bewerbungsformular in DE/EN/TR/PL, Admin-Status-Workflow (neu → gesehen → Gespräch → eingestellt / abgelehnt / Pool), Bulk-Aktionen, Status-History pro Bewerber, Quick-Add per Strg+N.
03
Eigene Mail-Pipeline mit Reply-Threading
Eigener Mail-Versand mit TLS-Verschlüsselung statt der Hostinger-Standardlösung, die From-Adressen ohne Domain-Match still verwirft. Referenz-IDs im Betreff routen Replies automatisch zum richtigen Bewerber.
04
Anti-Noise-Filter für die Inbox
Mehrstufiger Filter, der nur echte Bewerber-Antworten durchlässt. Newsletter, Notifications und Bulk-Mails landen nie in der DB.
05
Recruiting-Analytics mit Drop-Off-Detektion
Funnel-Visualisierung mit Auto-Erkennung des größten Abbruchs, Time-to-Hire (Median + P90), Quellen-ROI pro Kanal, Wochentag×Stunde-Heatmap, 12-Wochen-Trend als SVG-Linechart.
06
DSGVO-Cleanroom + Audit-Log
Audit-Log für jede Aktion, 12-Monats-Auto-Cleanup für nicht-eingestellte Bewerber, Token-Self-Service ohne Account-Zwang, getrennte Talent-Pool-Consent-Checkbox.
Ergebnisse
Was wir erreicht haben
123
Grüne automatisierte Tests vor Live-Deploy
0
SaaS-Abos · 0 externe Frameworks
4
Sprachen für Bewerber-Kommunikation
Aus einer Excel-Liste und einem überladenen Postfach wurde eine Recruiting-Pipeline, die zur Reinigungs-Branche passt. Bewerber bewerben sich in ihrer Sprache, Jan sieht auf einen Klick wo Bewerber verloren gehen, und das Unternehmen spart die Personio-Monatsrechnung – bei voller Datenhoheit auf eigenem Server.
Technologien
Das Ergebnis ansehen
Die öffentlichen Stellen des 3er-Portals – Admin-Bereich liegt unsichtbar dahinter.